フリーランスの基礎知識

個人事業主(フリーランス)の経費とは?確定申告についても解説

リバ邸オーナー
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このメディアでは、フリーランスとして5年以上活動し続けている私の目線で、フリーランスに関する便利な情報を発信しています。

フリーランスとして働くことで、今まで会社が行ってくれていたことを全て自分でこなさなければなりません。

その中で最も負担がかかるのが確定申告で、確定申告のシーズンになると、仕事の傍らで確定申告の準備が必要になり多忙を極めます。

確定申告は、フリーランス1年目から意識して行うことで、節税することが可能です。

ここでは確定申告の概要や経費の考え方について解説していきます。

個人事業主(フリーランス)は確定申告が必要

確定申告とは、所得税を納める際に必要な手続きの事です。

フリーランスとして負担すべき税金としては、所得税や住民税、事業税、消費税があるのですが、この中で所得税と消費税の税額を計算して納税処理を行うことになります。

通常は企業で働いていれば、毎月給料から所得税が源泉徴収されて年末に年末調整によって所得税の納税手続きが完了しています。

しかしフリーランスは自分で全ての手続を行わなければなりません。

確定申告の方法としては、白色申告と青色申告というものが存在しています。

白色申告

白色申告とは、後述する青色申告の申請を行わない方が選択する確定申告方法です。

所得税の確定申告時に作成する書類としては、収支内訳書、確定申告書Bが必要です。

1年間の売り上げを集計し、そこから必要経費を差し引くことによって所得金額を算出します。

その所得金額から基礎控除や社会保険料控除と言った各種所得控除を差し引いて、課税所得を算出し、その課税所得に対して税率を掛けて所得税の納税額を算出します。

白色申告の場合、複式簿記による記帳は不要であり、国税庁の定める所定の用紙に記入して申告できるため、青色申告と比較して比較的簡単な手順で申告可能です。

ただ、税制上の優遇措置が少なかったり、場合によっては税務署が所得を推計して課税される可能性があるのが少し面倒です。

青色申告

青色申告とは、収入や必要経費を日々の取引状況として記録する、複式簿記の帳簿が必要になる確定申告方法です。

複式簿記帳簿は、白色申告と比較すると非常に面倒に感じている方が多いです。

また領収書などの関連する書類を同時に保存する必要が生じます。

面倒な反面、事前に手続きを行って一定の水準を満たすケースでは、不動産や事業などの所得から、最大65万円が控除されたり家族の給与を経費扱いと出来るのが魅力的です。

他にも純損失の赤字を3年間まで繰り越せたり、減価償却の特例があるなど、控除以外でも様々なメリットを受けることが可能です。

面倒な手続きに関しては、外部に依頼したり、会計ソフトなどを使用することで手間を省くことも出来ますよ。

フリーランスが必ず確定申告が必要となるわけではない

フリーランスになったからといって、毎年必ず確定申告を行わなければならないという訳ではありません。

確定申告において基礎控除は38万円となりますが、基本的に収入から経費を差し引いた金額が38万円を超えない場合、確定申告は不要です。

但し事業が赤字であるケースにおいては、還付が受けられたり住民税が考慮される可能性があるので確定申告を行う必要があるでしょう。

個人事業主(フリーランス)が知っておくべき経費の基礎

経費とは、利益を得るために使用した費用の事です。

所得税を計算する際に必要経費と認定された場合、課税対象額から控除できるので、必要な項目は全て経費にすることが重要となります。

この章では個人事業主(フリーランス)が知っておくべき経費の基礎について説明します。

収入と所得とのバランスを考える

経費の例として、クライアントとの食事や忘年会等で発生した飲食代を、経費として計上する場合があります。

科目としては接待交際費で計上するのですが、金額として幾らまで経費として良いかは収入と所得のバランスで決めることが重要です。

例えば、年収が1,000万円を超えるフリーランスと、300万円程度のフリーランスがいたとします。

両者にとって、一回の飲食で5万円を使用したとした場合、前者は適正費用であったとしても、後者にとっては高額と感じるものです。

これは税務署としても同じ感覚で、300万円程度の年収なのに毎回5万円を超える接待交際費を計上していると、経費としての信憑性が薄れてしまいます。

よって、収入と所得のバランスを加味して、どの程度まで経費として計上すべきかを決めておくことが重要です。

領収書やレシートは7年間保管する

帳簿を作成する際には領収書やレシートをベースとして作成する事になります。

但し確定申告を提出する際には、領収書やレシートを付ける必要はありません。

確定申告が終わったと安心して領収書やレシートを捨ててしまいたくなりますが、領収書は厳禁で7年間は保管しなければなりません。

年度別に分けるなど工夫して、保管期限を厳守して保管管理しましょう。

経費を計上するタイミング

経費を計上する際に、悩むポイントとして計上するタイミングがあります。

例えば12月にパソコンを購入して、翌1月に費用を支払ったとした場合、実際に支払った翌1月に経費を計上するケースが見られます。

ただこれはパソコンという目に見える商品を受け取った12月が、経費を計上するタイミングとなり、前払費用や前渡金、前払金の科目で処理するのです。

この事を発生主義と定義付けられているので、良く覚えておきましょう。

家賃などは家事按分で計上できる

自宅で働くフリーランスの場合、家賃や光熱費、通信費等の仕事で使用する上で必要な費用を経費として計上可能です。

但し満額で経費として計上する事はできず、あくまでも仕事で使用した部分のみを経費として計上しなければなりません。

この場合で適用される考え方として、家事按分があります。

家事按分は事業で使用する比率分のみを経費とする方法で、例えば自宅面積の2割を仕事で使用する場合、家賃の2割を経費として計上可能です。

主な経費として認められる科目

経費の基礎について説明しましたが、主に経費として認められる科目にはどのようなものがあるのでしょうか?

本章で経費として認められる科目について解説します。

地代家賃

地代家賃は、主に事務所や店舗等の家賃や管理費を計上できる科目です。

他にも最近ではコワーキングスペースで働く方が多いですが、コワーキングスペース費用も計上可能です。

土地の賃借用、月極の駐車場代なども該当して、地代と賃貸に分けて計上できるのが特徴です。

先に紹介した家事按分が適用できる科目としても有名ですね。

水道光熱費

水道光熱費は、水道料金やガス料金、電気料金が該当します。

こちらも家事按分が適用できますが、水道料金やガス料金はどこまでを事業で使用したのかを明確に説明できる根拠が必要です。

広告宣伝費

自身の活動を紹介するホームページや、SNSや動画配信サイトで広告を掲載する場合の費用を計上できます。

その他では名刺や会社のロゴ作成時の費用も計上できるのが特徴です。

旅費交通費

クライアントとの打合せのために電車などの交通機関を使用した場合等の運賃は旅費交通費として計上します。

また宿泊を伴う場合の宿泊費も旅費交通費として処理して下さい。

新聞図書費

ライター等が記事を作成するために新聞や書籍を購入した場合は、新聞図書費として計上します。

また自分の能力を向上させるために、書籍を購入して勉強する場合も新聞図書費が適用可能です。

通信費

電話代やインターネット利用料、切手代、はがき代、郵便料金が該当します。

インターネット利用料は、家事按分によって事業で使用した分のみを適切に計上して下さい。

接待交際費

クライアントとの飲食代や贈答代、香典や祝儀も接待交際費として計上します。

外注工賃

自分だけでなく、外注業者等を使用して業務を行った際に発生した業務委託費を計上します。

租税公課

役所で発行する文書に掛かる費用や収入印紙代、個人事業税、消費税も租税公課として計上しましょう。

給料賃金

自分自身や従業員に対して支払う給与や賞与を計上する科目です。

諸会費

フリーランスとして加盟している、商工会議所や自治体等で発生する会費を計上する科目となります。

消耗品費

備品や文房具、雑貨を計上する科目です。

一般的には10万円未満、青色申告の場合は30万円未満のものに適用されるのがポイントです。

減価償却費

一般的には10万円以上、青色申告の場合は30万円以上のものを購入した場合は、減価償却費に計上します。

固定資産とみなされて、一括で全額を経費計上することはできずに、物品ごとに決められた法定耐用年数に応じて経費を計上しなければなりません。

経費として認められないもの

どのようなものでも経費に計上したくなりますが、あくまでも経費は事業で発生した費用のみを計上する事が重要です。

よって以下のような項目は経費として認められません。

私用における出費

私用における出費は、経費として計上不可能です。

例えば旅行に出かけたり飲食した時の費用は、あくまでも事業に関連していなければ経費とできません。

但し自己啓発のためにセミナーを受講した場合、その際にかかる交通宿泊費は経費とすることが出来ます。

納税額

個人事業税や印紙税、自宅の固定資産税は租税公課として計上できますが、住民税や所得税は計上不可能です。

事業と関係なく支払うものであることが理由で、延滞税や無申告加税も同様です。

控除対象となるもの

国民健康保険料と国民年金保険料は社会保険料ですので所得控除の対象となりますが、確定申告では経費にできません。

これは、個人に係る費用であり事業とは関係ないためです。

まとめ

フリーランスとして納税額を如何に減らすことができるかは、とても重要なテーマです。

意外と経費として認められる項目は多いので、必要なものは漏れなく経費として計上する事が重要です。

また、接待交際費等は解釈が難しい面があるので、適切なものを精査して経費として計上しましょう。